O check-in e o check-out são os dois momentos em que um aluguer de férias deixa de ser apenas um anúncio e passa a ser um imóvel físico com um hóspede no seu interior. É fácil tratá-los como meras tarefas administrativas, mas são precisamente nestes momentos que muito se ganha ou se perde, discretamente.
Num aluguer remoto ou autogerido, ambos tendem a decorrer através de uma caixa de chaves e de um conjunto de instruções. No local, são tratados por uma pessoa, e essa diferença reflete-se em toda a estadia e no estado em que a propriedade é deixada.
Resposta rápida
- Um gestor local recebe os hóspedes pessoalmente no check-in e entrega-lhes as chaves, em vez de deixar um código e cruzar os dedos.
- No check-out, as chaves são devolvidas ao gestor e os hóspedes devem sair até às 10h, para que a propriedade possa ser preparada para a próxima chegada.
- É realizada uma verificação do estado da propriedade e do inventário, e quaisquer danos são comunicados à medida que ocorrem, em vez de virem à tona semanas mais tarde.
- Um depósito de segurança reembolsável é devolvido no prazo de 14 dias após a devolução das chaves, deduzido de quaisquer despesas resultantes das verificações.
Por que razão o check-in presencial define o tom
A primeira hora de uma estadia tem um grande impacto na avaliação que se segue. Um hóspede recebido à porta por alguém local, a quem são entregues as chaves e a quem é explicado o funcionamento da propriedade, começa as férias de forma muito diferente de quem chega à noite e tem de descodificar uma caixa de segurança.
As propriedades que gerimos são alugadas ao abrigo de um perfil de Superhost consolidado, e o padrão que um hóspede espera desse perfil começa à porta. Uma recepção presencial também permite identificar as pequenas dúvidas logo no início, quando podem ser respondidas num minuto, em vez de serem deixadas a agravar-se e se transformarem numa reclamação mais tarde na semana.
O que o gestor da propriedade faz na entrega
- Recebe os hóspedes pessoalmente, entrega-lhes as chaves e ajuda-os a instalar-se na propriedade, em vez de deixar a entrada a cargo de um código.
- Explica como a propriedade funciona, os detalhes que poupam ao hóspede uma mensagem a meio da semana.
- Regista o estado em que a propriedade é entregue, para que o seu estado inicial fique claro, em vez de ser dado como certo.
- Atua como ponto de contacto local desde o primeiro minuto, o que é importante no momento em que algo precisa de ser resolvido durante a estadia.
Por que é que o check-out é o momento em que a propriedade fica protegida
O check-out é a parte mais tranquila do trabalho e aquela que protege a propriedade. Os hóspedes saem até às 10h, as chaves são devolvidas ao gestor da casa e a propriedade é inspecionada antes de o próximo hóspede se aproximar.
O facto de ser uma pessoa local a recolher as chaves pessoalmente significa que a propriedade é avaliada por alguém que a conhece, no momento em que o hóspede sai, em vez de se ter de inferir posteriormente a partir de fotografias enviadas à distância.
A verificação do estado e a verificação do inventário
Duas verificações estão no centro da entrega, e ambas são muito mais fiáveis quando realizadas pessoalmente do que à distância.
- Uma verificação do estado, comparando o estado atual do imóvel com o estado em que foi entregue, para que qualquer coisa que necessite de atenção seja detetada imediatamente.
- Uma verificação do inventário, confirmando que tudo o que deveria estar no imóvel ainda lá se encontra e está contabilizado.
- As quebras são comunicadas à medida que ocorrem, para que um pequeno problema seja resolvido prontamente, em vez de se agravar ao longo de várias estadias.
- Um registo claro de tudo isto, que é o que está na base de qualquer dedução do depósito de segurança.
O depósito de segurança é reembolsável e fica na nossa custódia, sendo devolvido no prazo de 14 dias após a devolução das chaves, deduzido de quaisquer montantes resultantes das verificações. O montante é definido por imóvel e confirmado no momento da reserva, em vez de ser fixo para todos os alugueres.
Por que razão a presença local é melhor do que a gestão à distância
Um proprietário que gere o próprio imóvel ou um gestor remoto pode automatizar grande parte deste processo. O que nenhum deles pode fazer é estar à porta quando o hóspede chega e quando parte.
- Uma caixa de chaves não consegue «ler» um hóspede, resolver uma preocupação ou detetar um problema no momento da chegada.
- Uma verificação do estado e do inventário realizada pessoalmente, na troca de hóspedes, deteta o que um olhar remoto às fotografias semanas mais tarde não consegue.
- Quebras detetadas e comunicadas à medida que ocorrem protegem tanto o imóvel como a estadia do próximo hóspede.
- Um contacto local durante a estadia resolve os pequenos problemas antes que se transformem numa crítica negativa ou numa conta de reparação mais elevada.
Os hóspedes que reservam os nossos alugueres no Algarve são recebidos no local no início e no final da estadia, e todas as propriedades que a Resort Rentals Algarve gere são tratadas da mesma forma. Para um proprietário no estrangeiro, esta é a parte mais difícil de replicar à distância no âmbito do arrendamento, porque tanto a propriedade como o hóspede se encontram no Algarve e a gestão também precisa de estar presente.
Erros comuns
- Deixar o check-in a cargo de um código de caixa de segurança e depois questionar-se por que razão as chegadas correm mal e as avaliações mencionam isso.
- Presumir que um hóspede irá comunicar ele próprio uma quebra, quando não há ninguém no local para a detetar na mudança de hóspedes.
- Ignorar uma verificação adequada do estado da propriedade ou do inventário, pelo que danos ou itens em falta só vêm à tona mais tarde.
- Lidar com a caução de forma pouco rigorosa, sem o registo de que depende uma dedução justa ou um reembolso total.
Resumo
O check-in e o check-out podem parecer meras questões logísticas. Na prática, são os momentos em que um alojamento de férias fica protegido e em que a experiência do hóspede é definida, e uma pessoa no local, em ambos os momentos, deteta o que um código e uma câmara não conseguem.
Se quiser ver como geriríamos o check-in, o check-out e as verificações de transição para o seu imóvel, teremos todo o prazer em explicar-lhe como funciona a gestão no terreno.
